搭建信息管理平台 着力打造数字化后勤
2006年初，学校启动了“校园综合地理勘测及信息管理系统”建设工程，经过近一年的努力，系统建设取得显著成果，实现了预定目标。信息管理系统的建设，推动了学校后勤管理创新和提升投资的使用效益，使管理由经验型向科学型转变，进一步优化资源配置，全面提高后勤的保障服务能力及保障效率、安全防卫效益、业务管理水平，为更高一级、更大范围的信息化建设提供基础信息源，为最终实现数字化后勤奠定坚实的基础。
顺应需求，适时立项
校园综合信息管理系统建设，就是要建立更便捷的信息交流、更高效的工作流程、更合理的管理模式、更透明的监督机制、更完善的保障服务体系，利用先进的科学手段，为教学、科研工作和广大师生服务。学校后勤管理着师生员工的“食、住、行、水、电、暖”等各个方面，工作涉及几十个行业，每个行业都有不同的特点和工作方式，尤其是长期以来形成的经验和习惯根深蒂固，因此管理起来比较复杂、改变起来比较困难、统一起来更是不可想象。另一方面，学校和社会日益加快的前进步伐，不允许后勤继续固守落后的管理模式和工作方式，循序渐进地规划和实施信息化战略才是后勤增强竞争活力、提高保障服务能力的有效途径。
伴随着我国高等教育的飞速发展，经过长期的努力和建设，东北大学的办学环境发生了巨大的变化，特别是近些年，学校持续投入了大笔资金，对教学馆、学生宿舍、校园环境，以及地下管网等基础设施进行全面改造和更新。然而对后勤资源统计、档案资料保存和管理，还仅停留在利用图纸、表格和文字信息等形式来完成的低水平，导致资料信息查询、保管、更新难度大，很难集中掌握和统一管理。因此，在各种施工和建设过程中，经常会因为保存资料与实际不符，以及因资料丢失、损毁等现象而造成情况不明，出现误挖、错挖地下各类管线现象，甚至会引发人员伤亡、停水、停电和通讯中断等严重后果，不但造成重大的经济损失，同时也严重影响学校正常的教学、科研和生活秩序。
为使学校后勤管理高质高效，科学规范，实现数据共享，为校园的发展预测和规划决策提供准确依据，克服因情况不明导致的管理混乱，避免盲目施工及重复建设所带来的一系列问题，确保学校快速发展和师生的正常学习和生活需要，适时组织对埋设于校园地下的给水、排水、供暖、电力、煤气、通讯、消防和宽带等管线，以及教学馆、学生宿舍、园林绿化和地面设施、设备等进行勘测和统计，从而拉开校园综合信息管理系统建设的序幕。
精心策划，功能完备
早在2004年，学校后勤部门就开始了系统建设的前期准备工作，经过广泛的考察、调研和精心论证，形成了具有较好的安全性、可扩展性、标准性，并采用先进的成熟技术及符合东北大学实际的建设方案。建立的校园综合信息管理系统是以物探技术、测绘技术和计算机技术为主要实现手段，具备多种形式的编辑、查询、统计、分析和动态更新等功能，涵盖后勤工作的方方面面，使管理者能够全面、准确的掌握地上、地下后勤基础数据信息资料，并能够提供决策支持。
房屋及构筑物档案、使用、修缮管理子系统将校园内所有建筑物的建筑年代、使用面积、内部设施等属性统一建档，建立修缮管理档案，全面掌握房屋及构筑物的质量状况和修缮投入等情况，以确保修缮资金的有效利用。
建立了集图、文、表、管一体化的校园环境管理子系统，其管理内容包括绿地面积、树木种类和数量、硬覆盖面积、绿化养护程序和记录、地面公共设施种类和数量、经费来源及投入等各种地面数据和属性数据。
能源消耗及计量管理子系统体现了变电所、加压站、各种计量表和相应管线分布，具备各种能源消耗指标和数量的统计功能，以及水、电消耗和供应能力分析功能等，为开展能源节约工作提供可靠的数据支持。
建立了地下管线档案、维护管理子系统，全面查明东北大学地下管线分布，建立了包含三维坐标、管线材质等属性的地下管线档案、维护管理系统。此系统还具有断面分析、净距分析、节点分析、事故分析和处理等功能，具有较强的操作性、实用性和应用价值，为校园的可持续发展及减灾、防灾提供决策支持。
规范程序，监督过程
为使系统建设项目高效、保质的完成，确保系统和管理内容完整、精确、科学，后勤部门在做好大量前期准备工作的同时，从工程立项、招投标到施工，直至系统的建立及实际应用，始终坚持严格的程序管理和过程控制，并采取了一些必要的举措，以保障信息管理系统建设项目顺利实施。
“校园综合地理勘测及信息管理系统”建设是一项涉及面广、涵盖内容多和技术性较强的系统工程，为确保系统建设工程的顺利开展，后勤部门专门成立了由多个相关单位参加的工作领导小组，委派专人进行全程现场跟踪，及时协调和处理相关事宜及解决存在问题，为系统建设提供了组织保障。
校园综合地理勘测是信息管理系统建设的重要部分，需要较强的专业技术。为此，采用公开招标的方式，确定了技术实力较强的专业公司来完成。同时，为确保整个系统开发工程的技术方法、参数、质量和精度指标合乎要求，严格合同规定条款内容，以及项目建设程序和进度，聘请了专业监理公司进行全程监理，完善过程控制机制，做到了发现问题及时调整和处理。并在地理勘测完成后，开挖部分地下管线的隐蔽点，对比实际勘测结果，组织技术人员进行工程质量验收，为系统建设成果质量提供有力的技术保证。
信息管理系统内容涉及学校多个部门，为确保系统开发内容及数字化信息的全面、准确，充分实现各自管理功能和内容，定期组织召开由相关部门参加的沟通和协调会，与施工单位面对面交换意见，进行阶段性总结，解决施工过程中存在的问题，并从管理和服务的角度，提出不断完善和丰富系统内容的意见和想法，从而增强了系统管理的科学性和实用性。
动态管理，资源共享
校园综合信息管理系统平台的建立，转变了原来后勤工作粗放型管理和经验型管理的落后局面，极大地推动了后勤管理创新，并为校园数据资源共享、优化资源配置、动态管理、发展规划和决策提供了一个高效的、现代化的科学管理平台。尤其是在进行校园各类地下管线铺设、改造、维修、抢险，以及基建规划和施工过程中，更加突出了系统平台的重要性。其应用价值必将在后勤管理和服务领域得到充分体现和验证，并发挥不可替代的作用。
如何更好地利用校园综合信息管理系统，保证其安全稳定运行，充分体现系统的强大功能，使其发挥更大管理和服务效益，按照系统功能、维护和管理内容，以及系统安全、数据更新要求，指派专人参加技术培训，培养技术骨干，以实现系统功能的有效开发及利用。制定了《东北大学校园综合信息管理系统使用及管理规定》，在严格系统维护、使用程序和责任规定的同时，特别强调了数字信息变动申报程序和制度，强化数据动态更新管理环节，以保证数字化信息的完整性、时效性和科学性，为系统应用、管理、更新、维护、安全运行提供保障。
“校园综合信息管理系统”的建立，标志着东北大学后勤数字化建设的开始，在充分掌握和应用现有系统的同时，继续开发系统功能和拓展管理内容，实现管理再创新，将是广大后勤人在工作实践中不断探索和研究的课题。相信，校园综合信息管理系统的开发与利用，必将促进学校后勤管理与服务的进一步提高和完善，数字化后勤的实现将指日可待。

东北大学校报